Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ làm lại giấy khai sinh

Hiện nay, có nhiều người bị mất hoặc thất lạc giấy khai sinh, điều này gây khó khăn trong khi làm một số thủ tục hành chính. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ những thông về thủ tục xin làm lại giấy khai sinh.

Điều kiện đăng ký cấp lại khai sinh

Căn cứ vào Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật hộ tịch quy định về đăng ký lại khai sinh, kết hôn khai tử như sau:

“1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.

2. Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
3. Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.”

Nếu đáp ứng đủ 03 điều kiện nêu trên, người dân có thể yêu cầu đăng ký lại khai sinh.

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ làm lại giấy khai sinh

Xem thêm: Hướng dẫn các thủ tục làm hộ chiếu online nhanh nhất

Làm lại giấy khai sinh cần những gì?

Hồ sơ xin cấp lại khai sinh

Theo quy định, người có nhu cầu xin cấp lại khai sinh cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu.

– Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh gồm:

+ Bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh, bản sao được chứng thực từ bản chính). Bản chính hoặc bản sao giấy tờ có giá trị thay thế Giấy khai sinh được cấp trước năm 1975 ở miền Nam và trước năm 1945 ở miền Bắc.

+ Trong trường hợp người yêu cầu không có giấy tờ nêu trên thì phải nộp bản sao giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ như: Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; Sổ tạm trú, Sổ hộ khẩu, giấy tờ chứng minh về nơi cư trú; Học bạ, Bằng tốt nghiệp, Giấy chứng nhận, Chứng chỉ, hồ sơ học tập do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận; giấy tờ khác có thông tin về họ, chữ đệm, tên, ngày, tháng, năm sinh của cá nhân.

Bên cạnh đó, người yêu cầu đăng ký khai sinh có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên (nếu có) và cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có; chịu trách nhiệm hệ quả của việc cam đoan không đúng sự thật.

– Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là công chức, viên chức, cán bộ, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch; quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.

– Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký lại khai sinh. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải chứng thực.

Giấy tờ phải xuất trình khi làm lại giấy khai sinh

Khi đi làm lại giấy khai sinh, bạn cần phải xuất trình các giấy tờ bản gốc như:

– Giấy tờ chứng minh nơi cư trú để xác định thẩm quyền đăng ký lại khai sinh (trong giai đoạn chuyển tiếp).

– Chứng minh nhân dân/ thẻ căn cước công dân/ hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp và còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu đăng ký lại khai sinh.

Ngoài ra, nếu gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên.

Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ làm lại giấy khai sinh

Xem thêm: Những thủ tục cần biết khi làm lại bằng lái xe máy

Xin làm lại giấy khai sinh ở đâu?

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ cần thiết, người dân có thể làm thủ tục đăng ký lại khai sinh ở 01 trong 02 nơi sau:

– Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh;

– Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú.

Tuy nhiên, nếu người dân thực hiện thủ tục làm lại giấy khai sinh tại nơi thường trú thì thời gian giải quyết sẽ lâu hơn.

Thời gian giải quyết thủ tục xin làm lại giấy khai sinh

– Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra và xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.

Bên cạnh đó, nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây sẽ tiến hành kiểm tra, xác minh và có văn bản trả lời về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ chính xác, đầy đủ và đúng quy định pháp luật công chức tư pháp – hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.